カテゴリー: プロジェクト管理

そのムダ、全部なくせます。しかも月額0円で。

この記事では、GAS（Google Apps Script）とGoogleスプレッドシートを組み合わせて、チームの進捗を自動集計するダッシュボードを作る方法を、実装コードつきで解説します。「コードは書いたことがない」という方でも、コピペ＆数クリックの設定で完成します。

私自身が副業の現場で「タスクの進捗がメンバーごとにバラバラ」「進捗確認のたびにチャットで聞かないといけない」という状況を何とかしたくて作ったのがこのダッシュボードです。

月額費用はゼロ。Googleアカウントさえあれば今日から動かせます。

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なぜGAS＋スプレッドシートがプロジェクト管理に向いているのか

世の中にはAsanaやNotionなど優れたプロジェクト管理ツールがたくさんあります。でも「5〜20人の中小チームでちょっとした進捗管理がしたい」だけなら、コストと学習コストが見合わないことが多いのです。

GASに限界があることも事実です。100人規模・複雑なワークフローには向きません。でも5〜20人規模なら十分すぎるくらい機能します。

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全体の構成を把握しよう

まず完成イメージを頭に入れてから作り始めましょう。システムは大きく3つのパーツで成り立っています。

3枚のシート構成

シート名	役割	操作する人
タスク一覧	タスクデータを入力・管理	メンバー全員
ダッシュボード	集計結果を表示（自動更新）	GASが自動で書き込む
設定	アラート日数などの設定値	管理者のみ

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STEP 1：スプレッドシートの準備

Googleドライブで新しいスプレッドシートを作成し、3枚のシートを用意します。まず「タスク一覧」シートの1行目にヘッダーとして以下の9項目を入力してください。

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STEP 2：GASでダッシュボードを自動更新する

いよいよGASのコードを書いていきます。Google Apps ScriptはGoogleスプレッドシートのメニューから「拡張機能」→「Apps Script」で開けます。

コード①：ダッシュボードを自動更新する

以下のコードをGASエディタに貼り付けて「実行」ボタンを押してください。

function updateDashboard() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const taskSheet = ss.getSheetByName('タスク一覧');
  const dashSheet = ss.getSheetByName('ダッシュボード');

  // タスクデータ取得（2行目から最終行まで）
  const lastRow = taskSheet.getLastRow();
  const data = taskSheet.getRange(2, 1, lastRow - 1, 5).getValues();

  // 担当者ごとの進捗を集計
  const memberStats = {};
  data.forEach(row => {
    const [task, member, status] = row;
    if (!memberStats[member]) {
      memberStats[member] = { total: 0, done: 0 };
    }
    memberStats[member].total++;
    if (status === '完了') memberStats[member].done++;
  });

  // ダッシュボードに書き込み
  dashSheet.clearContents();
  dashSheet.getRange('A1').setValue('担当者');
  dashSheet.getRange('B1').setValue('タスク数');
  dashSheet.getRange('C1').setValue('完了数');
  dashSheet.getRange('D1').setValue('完了率');

  let row = 2;
  for (const [member, stats] of Object.entries(memberStats)) {
    const rate = Math.round((stats.done / stats.total) * 100);
    dashSheet.getRange(row, 1).setValue(member);
    dashSheet.getRange(row, 2).setValue(stats.total);
    dashSheet.getRange(row, 3).setValue(stats.done);
    dashSheet.getRange(row, 4).setValue(rate + '%');
    row++;
  }
}

コード②：期限リマインダーメールを送る

期限3日前になったタスクの担当者へ、自動でメール通知します。

function sendDeadlineReminder() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('タスク一覧');
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  const data = sheet.getRange(2, 1, lastRow - 1, 5).getValues();

  const today = new Date();
  const threeDaysLater = new Date();
  threeDaysLater.setDate(today.getDate() + 3);

  data.forEach(row => {
    const [task, member, status, deadline, email] = row;
    if (status === '完了') return; // 完了済みはスキップ

    const deadlineDate = new Date(deadline);
    if (deadlineDate <= threeDaysLater && deadlineDate >= today) {
      GmailApp.sendEmail(
        email,
        `【期限注意】${task}`,
        `${member}さん\n\n「${task}」の期限が${deadline}です。\n進捗確認をお願いします。`
      );
    }
  });
}

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STEP 3：トリガーを設定して自動実行にする

コードを毎日手動で実行するのは手間がかかります。GASのトリガー機能を使えば、指定した時間に自動実行できます。

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GASでできること・できないこと

GASは非常に便利ですが、万能ではありません。導入前に確認しておきましょう。

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まとめ

「自分の会社の業務フローに合わせてカスタマイズしたい」「もっと複雑な集計ロジックを実装したい」という方は、お気軽にご相談ください。